Mesa de Entrada

SECRETARÍA GENERAL

SECCIÓN DE MESA DE ENTRADA

Denominación de la Unidad: Sección Mesa de Entrada

Denominación del Cargo : Encargado

Nivel Jerárquico : Operativo

Dependencia Jerárquica : Secretaría General

Unidades Administrativas: Ninguna

Objetivos:        Registrar las entradas y salidas de documentos y expedientes de la Municipalidad de Santa Rita, y orientar a los contribuyentes y personas que acudan a la institución en demanda de gestiones.

Funciones Específicas

1. Planificar conjuntamente con el Secretario, las actividades de la Mesa de Entradas;
2. Recibir, registrar y procesar debidamente las solicitudes de los contribuyentes o usuarios de los servicios municipales;
3. Expedir constancia – contraseña de Mesa de Entradas de los documentos recepcionados;
4. Remitir las documentaciones recibidas y registradas, a las unidades administrativas pertinentes, de acuerdo a los procedimientos establecidos;
5. Verificar el cumplimiento de los requisitos de cada trámite solicitado;
6. Proveer, en cada caso, los formularios y solicitudes a los contribuyentes;
7. Brindar asesoramiento a los contribuyentes para completar los formularios y solicitudes, relacionados con los trámites;
8. Realizar el seguimiento de los expedientes presentados a la Municipalidad de Santa Rita, y que se encuentran en trámite;
9. Mantener actualizados los libros de registros de documentos relacionados con las actividades de la unidad;
10. Ejercer el custodio sobre los libros de registros habilitados;
11. Recibir y orientar a los contribuyentes y personas que acudan a la Municipalidad con el propósito de realizar gestiones;
12. Brindar atención al público en general, que acuda a la Municipalidad en busca de orientaciones e informaciones generales sobre el quehacer municipal;
13. Elaborar los informes correspondientes a la preparación de la Memoria Anual, de acuerdo con las orientaciones de la Secretaría General;
14. Mantener informada a la Secretaría General respecto de las actividades y novedades de la Mesa de Entradas, realizar las consultas de manera oportuna;
15. Elaborar el Informe Diario de expedientes recepcionados y retirados, y remitir a la Secretaría General de forma oportuna;
16. Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos establecidos;
17. Realizar otras actividades asignadas por la Secretaría General que guarden relación con sus objetivos.

 PERFIL DEL CARGO

 Los requerimientos específicos para la cobertura del cargo son:

 Formación Académica

• Bachillerato Humanístico; Comercial;
• Formación en Relaciones Públicas y Humanas;
• Calidad en el servicios;
• Fluidez en los idiomas español y guaraní;

Experiencia

• Experiencia mínima de un año en el ejercicio de funciones similares;

Habilidades

• Capacidad de comunicación y relacionamiento;
• Alto sentido de la responsabilidad;
• Desarrollado sentido de la atención concentrada y distribuida;
• Acentuada memoria virtual y auditiva;
• Tolerancia a la fatiga;
• Tolerancia a la frustración;

Responsabilidades del Cargo

• Recepción y derivación de documentos oficiales; la información brindada a los contribuyentes y al público en general;

Exigencias Físicas

• Ninguna específica;

Exigencias Emocionales

• Equilibrio Emocional;
• Expedición en la gestión;
• Percepción del detalle;
• Elevado nivel de la atención concentrada y distribuida,
• Alto desarrollo del sentido de la responsabilidad;
• Alto sentido de la confidencialidad;
• Resistencia a la fatiga mental y física;

Materiales, Documentos, Equipos

• Técnicos: Expedientes; Solicitudes, Notas, Correspondencias;
• Administrativos: Reglamentos y procedimientos;
• Sistemas: informáticos de productividad;
• Documentos Oficiales: Notas, Correspondencias e Informes;

Especificaciones del Puesto

            Entorno Físico

• Iluminación y ventilación optimas;
• Mobiliario moderno y adecuado;

Condiciones Ambientales

• Temperatura ambiente adecuada, sin humedad y ruidos;

Riesgos

• Conlleva alto riesgo de estrés emocional.